在日常工作溝通中，不要忽略郵件溝通的重要性

作者：企業郵箱    發布時間：2020-04-30 14:24:59  訪問量：4773  

　　Email郵件是個神奇的東西，比起訊息，它顯得較正式，因此成為許多人職場上愛用的工具之一，你可能想要與某公司合作或是有事需要公司里別的部門來協助!

　　Email，是職場人的職場名片，也是和同事、客戶、領導等最常用的溝通方式之一。你也許會說，email嘛，天天寫，有什么難的?殊不知：很多人明明很努力，卻在職場上止步不前，其實是忽略了通過email進行高效、專業的職場溝通的重要性!那么，到底什么才是好的職場email?

　　一封好的Email的評判標準

　　為了達到這個“有效溝通”的目的，就產生了大家口中所說的Email的幾個rules：

　　1、節約時間，直奔主題 : 在Email一開始就表明自己寫這封Email的目的

　　2、重點明確，邏輯清晰: 讓對方一眼就能看明白你要講的內容。比如分段縮進，或是用Bullet Points列出你的觀點。

　　3、Action Action Action: 就是讓對方明確地知道你需要他做什么。

　　7種常見Email錯誤

　　1、回覆的信件標題已經不是討論重點

　　在討論事情的時候，我們經常直接回復對方的來信，所以經過幾次交流，標題可能會變成“re:re:turesday?”也許你想在周二開始的時候討論一些事情，但是以后的內容應該和周二無關，所以為了讓對方理解信的內容，改標題吧!

　　否則，如果對方是一個忙碌的人，每天都有幾十封郵件在交流，你那封標題不明的信就會被忽略。

　　2、你的內容沒有明確重點

　　有時你可能我灑灑打了一堆字，但是仔細一讀卻發現其實沒什么重點，這樣只是浪費彼此時間。你可以試著將你想表達的東西用一句話講出來，若發現不行，可能就要重新整理一下思緒了。

　　盡量在前三句話就點出重點，最后要收尾時可以再換個方式強調一次，讓對方清楚接收到你的訊息。

　　3、忽略開頭的問候語

　　如果已經是往來很多次的email，人們可能會省略開頭的問候語，但是一句簡單的「XX您好」或「哈啰，第三組的伙伴們」，都可以讓對方覺得比較有溫度，也會更愿意去了解你想傳達的訊息。

　　4、想感謝對方卻顯得很空洞

　　受人幫助或是收到別人送的禮物，難免會想寫封感謝信給對方，但是只寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太隨便、沒誠意，所以要感謝別人時，記得寫下他們的實際作為，該是他們的功勞就不要吝于稱贊、感謝，會讓對方覺得受重視，未來你們的關系也可以更緊密。

　　5、太多字

　　你的目標應該是要在有限篇幅內，簡短扼要的說明重點，而不是寫一堆小細節讓人看得眼花繚亂，篇幅太長的email也會讓人沒耐心看完喔，所以你可以遵循以下步驟:

　　a.刪掉多余的字，尤其是那些沒意義的形容詞，你不是在寫文章，而是在溝通。

　　b.將內容分段，每段大概2-3個句子就可以了，才不會顯得內容很多。

　　c.善用標號，如果是可以列點的東西，就用列點的方式寫出來吧，這樣可以讓對方清楚你想表達的，你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。

　　6、錯別字

　　如果是英文的內容，文法跟拼字當然很重要，如果句子結構完全不對，讀的人根本就看不懂，還要花時間去猜你想表達的，這樣反而浪費時間。如果是中文內容，錯字也需要注意，所以按送出之前，檢查一次信件內容吧。

　　7、只有批評沒有建議

　　如果有人表現很差，你覺得需要批評他、點出他的錯誤當然可行，但是不要只會批評，你有什么改進的建議，甚至是自身經驗都可以跟對方分享，一封充滿攻擊性的批評沒什么意義，那只會讓彼此關系更差而已。

　　9個你可以注意的細節(技巧)

　　1、有力的主題

　　人們每天在收件箱里會收到大量的電郵。想讓你的郵件脫穎而出，給它起一個吸引收件人眼球的主題就很重要了。主題還要和電郵內容密切相關。如果回復時能換個主題，就會比“回復：”好多了。

　　2、正確地發送

　　把郵件發給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關的電子郵件。只有必要的時候才可以使用抄送和密送功能。此外，電子郵件還應該因人而異，這樣更能使別人覺得與自己密切相關。

　　3、語法準確無誤

　　在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力

　　4、言簡意賅

　　人們的注意力是有限的，所以想盡快讀完郵件。因此，盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調，像是“但并非最不重要的''，還有法律術語像“參考”或者“請于簽字人聯系”。

　　5、適當的格式

　　你郵件的所有內容不應該都放在一段，這會使讀者很難理解你的意思。還要避免有很多從句的長句復雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點，標題和用于說明的副標題。

　　6、適當的措辭

　　像緊急、重要這類的詞旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞，你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。所以，慎重使用“緊急”，只在真正必要的時候才選取這類詞匯。

　　7、使用鏈接和附件

　　有效地使用附件和超鏈接會幫助你以高效的方式傳達信息，還可以使你的郵件引起注意。使用鏈接而不要復制粘貼大段的內容。

　　8、給出回復的截止日期

　　如果你的郵件需要回復，那么郵件中應該給回復人明確指出截止時間。這使收件人更容易理解你想讓他做什么。

　　9、給出明確的行動指令

　　如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務，那么指令應該清晰明了。不止一次提及，那么讀者就不會漏掉了。

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